締結に1ヶ月以上を要していた業務委託契約が最短即日に短縮

D社 様 業種 :サービス業
課題 :電子契約

導入の背景・目的・課題

スポーツジムを全国に50店舗運営しているD社は、リーズナブルな料金設定で充実した設備や環境を利用でき、認定資格を持つトレーナーがサポートするパーソナルトレーニングにも力を入れています。D社には、業務委託のインストラクターおよびその他総合職の社員やアルバイトなど約1,000名の従業員がおり、トレーナーは1年おきに業務委託契約書、総合職の社員やアルバイトには雇用契約書を紙文書で取り交わしていました。

管理部では、契約の更新が多い月には印刷から発送まで一日中書類のやり取りに追われ、返信状況によっては締結が容易に進まず1ヵ月以上かかることもありました。さらにテレワークが導入されたこともあり、対面でのやりとりが減ったことから更に締結が遅延するリスクがありました。そこで、担当のＴ氏は、締結までの時間短縮のため契約業務の電子化を進めることにしました。

導入までの経緯

情報収集をはじめたT氏はウェブセミナーを見つけ勉強も兼ねて参加をしてみることにしました。そこで紹介されていた電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」について話を聞いてみると「契約業務は企業様によってさまざまなので、弊社サービスが適応するかどうかまずは試してみませんか？」と営業担当に勧められました。

D社の場合、複数の雇用形態があり、契約文書もそれぞれの契約内容に応じた複数のテンプレートが存在しているため、本当に契約業務を電子化できるか不安を感じていました。念のため、GMOサイン以外の電子契約サービスのフリープランも併せて利用を開始し、使い勝手や自社の契約文書に対応できるかどうかを比較検証してみました。その結果、GMOサインは、異なる契約文書、契約フローに柔軟に対応できただけでなく、営業担当者が親身になって自社の契約文書を整理、サポートしてくれたこと、得られる機能と価値に対して費用が想定よりも大幅に抑えられたことが決め手となり、GMOサインの導入を決めました。

導入して良かった点

GMOサインを導入し、契約業務を電子化できたことで、業務負担や締結までの時間が大きく変わったとT氏は話します。「印刷して製本および発送する一連作業の負担がなくなり、パソコンの画面上で一括送信して契約締結まで管理できるようになりました。早ければ即日締結が完了します。進行状況の確認やリマインドも簡単にできるので、契約が多い時期でも残業がほぼなくなりました。オプションで、これまでの紙文書もスキャンしてまとめて管理できるということで、オフィス内の保管スペースを削減するため今動いているところです。スポーツジムは人材が欠かせないため、契約は重要な業務になりますが、電子契約にすることで全員の負担が減り、スピード感や利便性を実感できたのでよかったです。

さらに少し話が大きくなるのですが、効率の悪い作業を削減できたことで、社員は別の生産性を高める仕事に時間をかけることができるようになりました。GMOサインの導入は、結果として企業成長の加速に繋がっていると、経営陣からの評価も上々です。」

D社は人事関連の契約文書だけでなく、今後その他の契約文書も電子化していくとのことです。