2023年10月からインボイス制度が開始となり、適格請求書の発行や受領が実施されます。この適格請求書の運用開始により以下のような課題が発生すると考えています。

1. 適格請求書の発行元が正しいかどうか検証が困難であること
2. 適格請求書発行事業者登録番号の検証作業に時間がかかること
3. 電子化された請求書の改ざんが容易であること

これらの課題解決として有効であろう仕組みについては、以前「電子請求書におけるeシールの利活用」で紹介させていただきました。今回は、適格請求書を電子化してeシールを付与するフローと、適格請求書発行事業者登録番号の確認にかかる時間を比較した結果についてご紹介します。

適格請求書発行から登録番号の検証までのフロー

検証はスカイコム社のSkyPDFでGMOグローバルサイン・ホールディングス（以下、GS-HD）と弊社GMOグローバルサイン(以下、GlobalSign）との取引において、適格請求書の発行を行い、この適格請求書へeシールを付与した送受信を実施いたしました。

本検証の流れは以下の通りです。なお、以下のフローは事前にGlobalSignからGS-HDがアカウントの発行を受け、そのアカウントをSkyPDF上に設定していることを前提としています。

1. GS-HDがログインをして適格請求書をSkyPDF上にアップロード
   
2. eシールとして付与する証明書を選択して署名
   
3. 組織用電子証明書の付与が完了
   
4. 請求書にeシールが付与されているかを確認
5. eシールが付与された請求書をダウンロード
6. GS-HDがダウンロードしたeシール付与済み請求書をGlobalSignへ送付
7. GlobalSignは受領した請求書をSkyPDFにアップロード
8. eシール（組織用電子証明書）と請求書に記載されている適格請求書発行事業者登録番号を確認
9. 画面の登録番号のリンクをクリックすると、国税庁のサイトへ登録番号の正否を自動で確認
   
10. 画面を検証結果として確認可能
    

これだけの工程があるにも関わらず適格請求書を受領してから、SkyPDFにアップロードし、適格請求書発行事業者登録番号の正否に関する検証結果を得るまでの一連の流れでかかった時間はわずか数秒でした。

登録番号の手作業による検証時間の比較

SkyPDFの検証機能を使用せず、送られてきた適格請求書を一枚一枚、手動で登録番号の検索を行った場合、どの程度の時間がかかるのか、適格請求書のサンプルを作成し、登録番号確認作業の時間を計測しました。

PDFの適格請求書を10部、紙の適格請求書を10部発行し、手作業による検索を実施した結果は以下の通りです。(弊社調べ)

請求書形式	部数	照合にかかった時間
PDF(eシールなし)	10部	2分54秒
紙	10部	3分45秒

※弊社調べ

上記の検証との比較のために、適格請求書のサンプルを作成し、これらを用いて請求書内に記載されている適格請求書発行事業者登録番号の検索を国税庁のサイトで手動検索をする作業を行い、時間の計測をしました。発行した適格請求書はPDFで10部、紙で10部、それぞれテンプレートを変えて適格請求書発行事業者登録番号を記載する箇所を一定の箇所ではなく、さまざまな箇所に記載しました。

仮に毎月100部の適格請求書を受領した場合には、登録番号の確認だけで上記の10倍の時間がかかると想定され、PDFであれば約30分、紙であれば約40分が確認作業として必要になりました。

まとめ

インボイス制度の施行に伴い、適格請求書発行事業者登録番号の確認作業には大幅な時間が割かれることが想定されます。今回、ツールを利用した自動確認と手動確認の比較検証により、請求書の部数が増えれば増えるほど確認作業時間に顕著な差が生じました。改正電子帳簿保存法の完全施行やインボイス制度の施行によって請求書のフォーマット変更などをはじめ、実施しなければならないことは多々あると思います。そのような中で、純粋な作業増加につながる適格請求書発行事業者登録番号の確認作業については、数秒に短縮できるツールの利用も検討してはいかがでしょうか。